A empresa e a equiparada, sem prejuízo do cumprimento de outras obrigações acessórias previstas na legislação previdenciária, estão obrigadas a:
- inscrever, no Regime Geral de Previdência Social (RGPS), os segurados empregados e os trabalhadores avulsos a seu serviço;
- inscrever como contribuintes individuais no RGPS, as pessoas físicas contratadas sem vínculo empregatício e os sócios-cooperados, no caso de cooperativas, se ainda não inscritos.
- elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:
a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;
b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;
c) identificados, o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
d) destacados, as parcelas integrantes e não-integrantes da remuneração e os descontos legais; e
e) indicados, o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
- lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições sociais a cargo da empresa, as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as decorrentes de sub-rogação, as retenções e os totais recolhidos;
- arrecadar a contribuição social previdenciária a cargo dos segurados empregados e trabalhadores avulsos e, para fatos geradores ocorridos a partir de 1º-4-03, também dos contribuintes individuais que lhe prestem serviços, mediante desconto da remuneração a eles paga ou creditada;
- reter das empresas prestadoras de serviços mediante cessão de mão-de-obra ou empreitada nas atividades sujeitas à retenção, inclusive em regime de trabalho temporário, onze por cento do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços emitido;
- fornecer ao contribuinte individual que lhe presta serviços, comprovante do pagamento do serviço, consignando a identificação completa da empresa, inclusive com o número no CNPJ, o valor da remuneração paga, o desconto da contribuição efetuado e o número de inscrição do segurado no RGPS;
- prestar ao INSS todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse do mesmo, na forma por ele estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;
- exibir à fiscalização do INSS, quando intimada para tal, todos os documentos e livros relacionados com as contribuições sociais;
- informar mensalmente, em Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) emitida por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, os seus dados cadastrais, os fatos geradores das contribuições sociais e outras informações de interesse do INSS, na forma estabelecida no Manual da GFIP;
- matricular-se no INSS, dentro do prazo de trinta dias contados da data do início de suas atividades, quando não inscrita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
- matricular no INSS obra de construção civil executada sob sua responsabilidade, dentro do prazo de trinta dias contados do início da execução;
- comunicar ao INSS acidente de trabalho ocorrido com segurado empregado e trabalhador avulso, até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato;
- elaborar e manter atualizado Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT) com referência aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores;
- elaborar e manter atualizado Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) abrangendo as atividades desenvolvidas por trabalhador exposto a agente nocivo existente no ambiente de trabalho e fornecer ao trabalhador, quando da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica deste documento.
- elaborar e manter atualizadas as demonstrações ambientais , quando exigíveis em razão da atividade da empresa.
Nota:
De acordo com a Lei 10.666 de 08-5-03, no seu art. 8º, a empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária é obrigada a arquivar e conservar , devidamente certificados, os sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, durante dez anos, à disposição da fiscalização.
Desobrigados de apresentação de escrita contábil:
- pequeno comerciante, nas condições estabelecidas pelo Decreto-Lei 486, de 03-3-69 e seu Regulamento;
- a pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, de acordo com a legislação tributária federal, desde que mantenha a escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário; e
- a pessoa jurídica que optar pela inscrição no SIMPLES, desde que mantenha escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário. A empresa deverá manter à disposição da fiscalização, durante 10 anos, os documentos comprobatórios do cumprimento destas obrigações, observadas as normas estabelecidas pelos órgãos competente
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